La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est la formalité essentielle à ne pas oublier en cas d’embauche de salariés dans votre entreprise. Cette déclaration à l’URSSAF est en effet obligatoire dès le premier salarié quel que soit le contrat envisagé, sa durée ou votre activité. En cas d’oubli les conséquences peuvent être lourdes. L ’absence de DPAE peut en effet constituer le délit de travail dissimulé et mener le chef d’entreprise jusqu’à une peine d’emprisonnement et des sanctions financières importantes.
Pour autant, il est facile de sécuriser vos embauches et d’éviter un tel risque, la DPAE étant une formalité très simple à effectuer. On vous explique.
Vous vous demandez comment effectuer vos déclarations d’embauche simplement ? Découvrez les services de Runpaye.
La DPAE, de quoi s’agit-il ?
La déclaration préalable à l’embauche est une formalité obligatoire. En tant qu’employeur vous devez la transmettre à l’URSSAF avant chaque embauche d’un collaborateur (au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la prise de poste).
Cette déclaration unique simplifie les démarches administratives des entreprises. En effet, elle regroupe en une seule fois les différentes formalités suivantes :
- Immatriculation en tant qu’employeur au régime général de la Sécurité sociale (au moment de votre 1ère embauche)
- Immatriculation du salarié à la CPAM
- Affiliation en tant qu’employeur au régime d’assurance chômage
- Demande d’adhésion de l’entreprise à un service de santé au travail
- Demande de visite médicale pour votre salarié : visite d’information et de prévention ou examen médical d’aptitude préalable à l’embauche pour les employés en suivi individuel renforcé
Quelles sont les embauches concernées par la DPAE ?
Principe général : une obligation pour toutes les embauches et tous les employeurs
Toutes les structures embauchant des salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale doivent les déclarer par la DPAE. Peu importe la forme juridique de l’entreprise, son effectif, son activité, les conditions d’exercice de la profession ou la durée du contrat (CDI, CDD…). Les associations employant du personnel salarié sont donc également concernées par cette formalité.
La déclaration préalable à l’embauche ne concerne que les travailleurs salariés, liés par un contrat de travail avec l’entreprise.
Aucune DPAE n’est donc requise pour les autres catégories de personnel qui peuvent intervenir dans votre établissement :
- Stagiaires
- Bénévoles
- Volontaires du service civique
Exception : dispense de DPAE en cas d’utilisation d’un dispositif de simplification administrative
La déclaration d’embauche à l’URSSAF n’est pas nécessaire si vous utilisez l’un des dispositifs suivants pour embaucher vos salariés (la DPAE y est déjà intégrée) :
- Titre emploi service entreprise (TESE)
- Chèque emploi associatif (CEA)
- Titre emploi simplifié agricole (TESA)
- Guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)
Comment faire une DPAE auprès de l’URSSAF ?
La DPAE doit être transmise à l’URSSAF dont dépend votre entreprise avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant. La démarche est très simple, voici comment procéder.
Une transmission essentiellement dématérialisée
La DPAE par voie dématérialisée est obligatoire si vous avez effectué plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente.
Cette déclaration se fait par l’intermédiaire de net-entreprises.fr de deux manières différentes :
- Soit par la saisie d’un formulaire en ligne
- Soit par le dépôt d’un fichier issu de votre logiciel de paie (EDI), ce qui vous permet de déclarer jusqu’à 100 embauches avec un seul fichier
Bon à savoir. Pour l’embauche de votre premier salarié, il est nécessaire de créer auparavant votre compte employeur sur le site de l’Urssaf.
À défaut de respecter cette obligation de dématérialisation, vous risquez une pénalité de 0,5% du plafond mensuel de la sécurité sociale.
Les autres entreprises n’ont pas d’obligation de dématérialisation même si cette dernière reste vivement recommandée. Elles peuvent procéder par un formulaire papier à envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception à l’URSSAF. À noter que la transmission d’une DPAE par email n’est plus possible depuis le 1er juillet 2022.
Les renseignements obligatoires
Voici les informations que vous devez transmettre dans vos déclarations préalables à l’embauche :
- Dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénoms de l’employeur
- Adresse et numéro SIRET de l’établissement. Si l’immatriculation est en cours vous pouvez fournir le numéro de liasse transmis par le centre de formalités des entreprises
- Code APE de l’entreprise
- Coordonnées du service de santé au travail de l’employeur
- Identification de l’employé : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale
- Date et heure d’embauche prévisible
- Informations sur le contrat de travail : nature, durée du contrat, durée de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois
Quelles sanctions en l’absence de DPAE ou en cas de déclaration tardive ?
Sanctions pour les employeurs
L’absence de DPAE, ou effectuée hors délais, vous expose à des sanctions lourdes :
- Régularisation par l’URSSAF des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l’absence de déclaration
- Pénalité financière de 300 fois le taux horaire du minimum garanti (fixé à 4,01 € au 1er janvier 2023)
- Sanctions pénales : l’absence de DPAE constitue un délit de travail dissimulé. Vous risquez alors une peine de 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement en tant que personne physique et 225 000 € d’amende en tant que personne morale.
Sanctions pour les donneurs d’ordre et maîtres d’ouvrage
Les donneurs d’ordre et maîtres d’ouvrage ont une obligation de vigilance à l’égard de leurs cocontractants qui emploient des salariés. Ils doivent notamment s’assurer qu’ils remplissent leurs obligations déclaratives en matière de DPAE.
Ainsi, en cas de poursuites pour travail dissimulé d’un prestataire de service, le donneur d’ordre qui n’a pas procédé à cette vérification pourra être condamné solidairement à payer les sommes dues par son cocontractant (cotisations sociales, pénalités de retard, remboursement des aides publiques versées…).
Vous envisagez d’embaucher ? L’équipe Runpaye, spécialiste en gestion du personnel et paie à La Réunion, vous accompagne dans vos démarches.
