Article mis à jour le 05 Juil 2023 par Runpaye
Le règlement général sur la protection des données, dit RGPD, encadre la collecte et le traitement des données personnelles. Votre service des ressources humaines et de la paie a accès à de nombreuses informations sensibles et confidentielles dans l’établissement du bulletin de salaire. À l’ère de la transformation digitale des entreprises, la dématérialisation des documents peut rendre les données plus vulnérables aux cyberattaques et violations de la vie privée. Comment assurer et maintenir la conformité du bulletin de paie électronique au RGPD ? Découvrez les points clés à observer dans l’élaboration et la transmission de la fiche de paie dématérialisée.
Vous souhaitez externaliser ou sous-traiter le processus de paie de votre établissement ? Avec RunPaye, votre partenaire en gestion sociale situé à la Réunion, bénéficiez d’une paie conforme au RGPD.
Gérer les informations sensibles et confidentielles de vos collaborateurs dans le respect du règlement général sur la protection des données
Un cadre légal unique en Europe : champ d’application et finalité
Le RGPD est entré en vigueur le 25 mai 2018 pour tous les États membres de l’Union européenne. Ce texte de référence harmonise les règles juridiques existantes et s’inscrit dans la continuité de la loi française « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 (modifiée par la loi du 20 juin 2018). Ces règles s’appliquent au territoire métropolitain et à la France d’outre-mer.
Ce règlement européen concerne toutes les entreprises publiques ou privées, administrations et collectivités qui traitent des données à caractère confidentiel dès lors que l’entité :
- est établie sur le territoire de l’UE ;
- traite les données sensibles de citoyens européens.
Le RGPD vise à protéger la vie privée et les libertés individuelles des personnes dont les informations sont collectées. La loi renforce les droits des salariés sur leurs données personnelles, à savoir :
- accès ;
- rectification et opposition ;
- notification en cas de fuite de données ;
- portabilité ;
- oubli ;
- réparation du dommage matériel ou moral.
La protection des données personnelles sur le bulletin de salaire : définition
Une donnée à caractère personnel est toute information qui peut permettre d’identifier directement ou indirectement un individu.
Dans l’élaboration du bulletin de salaire, vous collectez de nombreuses informations privées sur votre employé. Lors de son émission, vous devez préserver tout renseignement qui se rapporte à son identité, sa vie personnelle et professionnelle :
- nom et prénom ;
- date de naissance ;
- adresse postale ;
- numéro de sécurité sociale ;
- intitulé du poste ;
- rémunération (primes, taux d’imposition relatif au prélèvement à la source, avantages en nature, absences ou arrêts maladie).
Nul besoin de recueillir le consentement de votre employé pour la collecte de ces données RH. En revanche, leur utilisation doit répondre à un objectif précis et se limiter à l’organisation du travail et à la gestion de la paie.
Élaboration de votre politique RGPD : obligations
En votre qualité de garant de la protection des données personnelles de vos salariés, vous êtes responsable de votre mise en conformité RGPD. Vous devez prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées. Il est essentiel de sensibiliser et former tous les acteurs de l’entreprise qui ont accès à ces renseignements.
Vos obligations principales :
- respect du droit des personnes ;
- optimisation de votre système d’informations pour préserver la sécurité des données (cryptage, gestion des habilitations, etc.) ;
- confidentialité ;
- information et transparence sur les modalités d’utilisation des données ;
- tenue d’un registre des traitements des données (sous conditions).
La solution du coffre-fort numérique pour garantir la conformité du bulletin de paie électronique au RGPD
La dématérialisation de la fiche de paie : une norme légale à l’épreuve du RGPD
La loi Travail du 08 août 2016 dite « El Khomri » a généralisé la dématérialisation du bulletin de salaire. La version électronique est devenue la norme, le document papier, l’exception.
À noter : votre collaborateur peut s’opposer, par tout moyen, à l’envoi de ce document sous format numérique.
Pour garantir la conformité du bulletin de salaire électronique au RGPD, vous devez :
- Informer l’employé de votre politique RGPD : durée de conservation des bulletins, objectif poursuivi, identité des personnes habilitées à consulter ou traiter les données.
- Préserver l’intégrité et la confidentialité des données pour un haut niveau de protection.
- Assurer la disponibilité des e-bulletins pendant 50 ans ou jusqu’au 75e anniversaire du salarié.
La création d’un espace de stockage numérique sécurisé est à privilégier. Chez RunPaye, nous mettons à votre disposition la solution Silæxpert. Une plateforme collaborative à partir de laquelle vous pouvez centraliser, structurer et alimenter vos documents RH. Pour aller plus loin, consultez notre article sur les critères de choix d’un bon logiciel de paie.
Le saviez-vous ? : l’envoi du bulletin par email sous format PDF constitue une infraction au regard de la CNIL
La transmission du bulletin de salaire par le biais du coffre-fort électronique : sécurisation des données
La sécurité des données occupe une place centrale dans la préservation des informations personnelles. Le niveau de protection doit être adapté au risque numérique. Faire le choix d’une solution externalisée telle que le coffre-fort électronique semble pertinent. C’est un espace de réception, de stockage et d’archivage en ligne, personnel au salarié.
Cet outil est encadré par le décret du 30 mai 2018.
Il offre plusieurs avantages :
- authenticité et intégrité du document : données infalsifiables et inviolables ;
- traçabilité de l’émission : enregistrement et horodatage des connexions ;
- accès aux seuls individus habilités : authentification à double facteurs ;
- chiffrement et cryptage des fichiers sur les serveurs : transmission sécurisée et confidentialité des informations.
Veillez à privilégier un fournisseur de services certifié : norme ISO 27 0001, AFNOR Z 42-020, certification CNIL, etc.
Maintenir sa conformité RGPD pour minimiser les risques juridiques et financiers
La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) veille au respect du règlement européen.
Dans l’exercice de ses prérogatives, et en cas de manquement à la réglementation, l’autorité de contrôle a le pouvoir de prononcer des rappels à la loi, sanctions administratives et pénales.
Le montant des sanctions pécuniaires peut s’élever jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise. En cas de détournement des données personnelles ou collecte illicite, une amende de 300 000 euros et 5 ans d’emprisonnement peuvent être prononcés.
Face à l’augmentation des cyberattaques et à la multiplication des plaintes, la CNIL n’hésite plus à réprimer. En 2022, l’autorité de contrôle a prononcé 21 sanctions dont un tiers concernait des infractions à la sécurité des données. La somme des amendes a dépassé 1 000 000 euros.
Une question sur votre conformité RGPD ?
Notre équipe est à votre écoute et vous répondra dans les meilleurs délais.
Pour plus de renseignements sur nos services, consultez aussi notre article sur les avantages d’une gestion de salaire externalisée.
