Bien gérer le remboursement des frais professionnels des salariés est un sujet crucial pour l’entreprise, notamment en raison du montant financier que cela représente. Ce poste de dépense pèse en effet, parfois lourdement, sur les finances de l’entreprise. Il est donc important de l’optimiser en particulier grâce aux exonérations de charges prévues sous certaines conditions. Fonctionnement général, régime des frais professionnels les plus fréquents…on fait le point.

Principe de remboursement des frais professionnels

Définition des frais professionnels 

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par un salarié pour l’accomplissement de ses missions. 

Ces sommes sont ensuite remboursées par l’entreprise sur la fiche de paie et sont exonérées de cotisations sociales dans certaines limites.  

Les sommes remboursées au titre des frais professionnels n’ont pas le caractère de salaire. Elles ne peuvent donc pas faire l’objet d’une saisie. 

Les différents modes de remboursement des frais professionnels

Remboursement des dépenses réelles

L’employeur procède au remboursement des sommes réellement engagées par le salarié. 

Les montants sont exonérés de cotisations sociales si l’entreprise peut produire les justificatifs adéquats (factures, tickets de caisse…) et démontrer que ces frais étaient nécessaires à l’exercice des missions du collaborateur.  

Versement selon un barème forfaitaire

 

L’entreprise peut choisir de rembourser les frais professionnels par une indemnité forfaitaire

Cette dernière est exclue de l’assiette des cotisations sociales si elle n’excède par des limites publiées par l’URSSAF (nous y reviendrons). 

 

Toutefois, si le dédommagement de l’employé est supérieur aux barèmes de l’administration, l’entreprise conserve le bénéfice de l’exonération s’il peut prouver que les sommes ont été utilisées conformément à leur objet. Dans le cas contraire, la somme est réintégrée en totalité dans l’assiette de cotisation. 

 

Point de vigilance. L’utilisation d’un barème forfaitaire est impossible pour rembourser les frais : 

  • Des dirigeants relevant du régime social des non-salariés 
  • Des gérants minoritaires de SARL et SELARL
  •  Des PDG de SA 
  •  Des présidents et dirigeants de SAS

Toutefois, une tolérance est admise s’agissant du barème d’indemnités kilométriques lorsque le véhicule personnel est utilisé à titre professionnel. 

Déduction forfaitaire spécifique 

 

Pour certaines professions, les employeurs peuvent appliquer une déduction forfaitaire spécifique à l’assiette des cotisations de sécurité sociale, d’assurance chômage et d’AGS. 

 

Parmi les salariés concernés : journalistes, personnel navigant de l’aviation marchande, agents de maîtrise ou cadres travaillant sur les chantiers, chauffeurs des entreprises de déménagement, conducteurs d’engins…

La liste complète et les taux d’abattement sont précisés par le code général des impôts et consultables sur le site de l’URSSAF.

 

Cet abattement n’est pas cumulable avec l’exonération des remboursements de frais. 

De plus, il ne peut être utilisé que si le salarié est effectivement en activité : en cas d’absence avec maintien de salaire, par exemple, la déduction forfaitaire est exclue. 

 

Enfin, la déduction est limitée à 7 600 euros par année civile et par collaborateur. 

 

EXEMPLE 1 

Salarié chauffeur dans une entreprise de déménagement. Le taux d’abattement correspondant à cet emploi est de 20%. Il perçoit un salaire de 23 000 euros brut par an et 3 000 € de remboursement de frais professionnels.

 

Base de calcul des cotisations :  

23 000 + 3 000 = 26 000 €

26 000 – 20 %= 20 800 €

 

Vérification du montant de l’abattement :

 26 000 – 20 800 = 5 200 €

Ce montant est inférieur au plafond de 7 600 €.

 

La base de calcul des cotisations reste donc fixée à 20 800 euros.

 

EXEMPLE 2 

Salarié ingénieur commercial. Le taux d’abattement est de 30% et il perçoit un salaire de 50 000 € brut par an et 5 000 € de remboursement de frais professionnels.

 

Base de calcul des cotisations :

50 000 + 5 000 = 55 000 €

55 000 – 30 % = 38 500 €

 

Vérification du montant de l’abattement :

55 000 – 38 500 = 16 500 €

Ce montant est supérieur au plafond de 7 600 €.  

 

Il faut donc recalculer la base de cotisation de la manière suivante : 55 000 – 7 600 = 47 400

Nourriture et logement 

Frais de repas du salarié en petit déplacement 

Deux cas de figures sont concernés ici : 

  • Le salarié est en déplacement professionnel ou sur un chantier 
  • Ou il doit prendre ses repas sur le lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (travail posté, de nuit…)

 

Le remboursement des frais de restauration peut se faire au choix de l’employeur au réel ou selon un barème forfaitaire. 

Dans ce dernier cas les limites d’exonération sont prévues par l’URSSAF et consultables sur son site :  

 

L'entreprise procède au remboursement des frais de repas des salariés au réel ou par un forfait

Salariés en grand déplacement 

Le grand déplacement signifie que le salarié ne peut pas regagner son domicile tous les jours. Ce qui implique des frais supplémentaires, notamment d’hébergement. 

 

Cette impossibilité est présumée si les conditions suivantes sont cumulativement réunies :

  • La distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail est supérieure ou égale à 50km
  • Cette distance ne peut pas être parcourue en moins de 1h30 par les transports en commun 

En l’absence de ces conditions, l’employeur devra démontrer que le salarié était dans l’impossibilité de regagner son domicile. Par exemple en raison de ses horaires de travail. 

Déplacement en métropole

Le remboursement peut se faire au réel, de manière forfaitaire ou en combinant les deux (par exemple : frais de repas au réel et frais d’hébergement forfaitaire). 

Voir le barème.

Déplacement en Outre-mer et à l’étranger  

Les frais sont remboursés au réel, à hauteur des dépenses engagées sur présentation de justificatifs. 

L’employeur peut également choisir une allocation forfaitaire. Pour être exonérée de charge, cette dernière ne doit toutefois pas excéder le montant des indemnités de mission des personnels civils et militaires de l’État envoyés en mission temporaire en Outre-mer ou à l’étranger. 

 

Voir le barème pour les déplacements en Outre-mer (La Réunion, Mayotte…)

 

Voir le barème pour les déplacements à l’étranger

 

Mobilité professionnelle 

Cette situation concerne les salariés mutés temporairement ou définitivement sur un autre site et qui doivent donc modifier leur lieu de résidence.  

La distance de l’ancien logement avec le nouveau lieu de travail doit être au moins égale à 50 km et entraîner un temps de trajet simple d’au moins 1h30. 

La prise en charge des frais peut se faire : 

  • Au réel sur justificatifs (frais de déménagement par exemple)
  • Ou de manière forfaitaire mais uniquement pour les dépenses d’hébergement provisoire et d’installation dans le nouveau logement. Le remboursement forfaitaire est exclu en cas de mobilité internationale

Voir le barème

Utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles

 

L’indemnité forfaitaire versée par l’employeur est exonérée de cotisations sociales si son montant est conforme aux limites fixées chaque année par l’administration fiscale. Ce barème kilométrique vient d’être mis à jour au 1er février 2022

Quid de l’utilisation d’un véhicule mis à disposition par l’entreprise (voiture de service) ? Dans ce cas, les différents frais (péage, carburant…) sont remboursés au réel sur justificatifs.

L'employeur applique le barème fiscal des frais kilométriques pour rembourser les frais de route du salarié.

Télétravail 

 

Le salarié en télétravail est amené à engager des frais, en particulier pour son équipement informatique ou pour les frais fixes liés à l’utilisation de son logement (électricité…). 

 

Le remboursement forfaitaire de l’employeur sera réputé être utilisé conformément à son objet et donc exonéré de cotisations sociales s’il respecte : 

  • La limite globale de 10 € par mois par journée de télétravail hebdomadaire
  • Ou la limite éventuellement prévue par une convention collective ou accord collectif (dans la mesure où le forfait est attribué en fonction des jours effectivement télétravaillés)

 

En cas de dépassement, l’exonération reste possible à condition de prouver la réalité des dépenses engagées par le salarié. 

 

Voir le tableau d’évaluation des frais engagés par le salarié en télétravail

 

Des questions sur le remboursement des frais professionnels de vos salariés ?
Les équipes Runpaye, expertes en paie à La Réunion, sont disponibles pour vous aider.