Article mis à jour le 03 Nov 2022 par Runpaye
L’employeur a plusieurs possibilités pour prendre en charge les frais de transport domicile-travail de ses salariés. Abonnements des transports en commun, prime carburant, forfait mobilités durables…Il s’agit de solutions intéressantes pour l’entreprise qui bénéficie d’une exonération de charges sociales tout en augmentant le pouvoir d’achat de ses employés.
Par ailleurs, dans l’objectif de faire face à la hausse du prix de l’énergie, ces dispositifs ont fait l’objet de modifications récentes par la loi de finances rectificative pour 2022. Faisons le point.
Frais de transport en commun : une prise en charge obligatoire
Principe
Vos employés utilisent les transports en commun pour se rendre sur leur lieu de travail ? En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de rembourser une partie de ces frais.
Sont concernés les abonnements annuels, mensuels ou hebdomadaires à l’un de ces services : métro, bus, tramway, train, location de vélo. Vous n’avez donc pas à prendre en charge les tickets achetés à l’unité.
Montant et modalités du remboursement
La prise en charge obligatoire s’élève à 50% du tarif de 2e classe (sur la base du trajet le plus court).
Les salariés à temps partiel bénéficient également de ce remboursement dans les mêmes conditions qu’un temps plein. Toutefois, si la durée du travail est inférieure à un mi-temps, la prise en charge est calculée au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport au mi-temps.
Exemple : Salarié avec un abonnement de 75 €. À temps plein ou à mi-temps (ou plus), la prise en charge sera de 50% soit 37,5 €. Par contre, s’il travaille 12h/semaine, le remboursement sera de 37,5 € x 12 h / 17,5 h (mi temps) = 25,71 €
Le remboursement s’effectue mensuellement, sur la fiche de paie du collaborateur et sur présentation d’un justificatif. Pour les abonnements annuels, il convient donc de diviser le montant total en 12 mensualités.
Régime social et fiscal
Les sommes versées au titre de cette obligation sont exonérées de cotisations sociales, CSG, CRDS et d’impôts sur le revenu.
Quid en cas de prise en charge volontaire au-delà des 50% ?
En principe, les sommes restent exonérées uniquement si l’éloignement du salarié est justifié par des contraintes familiales ou liées à l’emploi (mutation, lieu d’activité du conjoint, déménagement de l’entreprise, scolarité des enfants…).
La loi de financement rectificative pour 2022 apporte un assouplissement temporaire à ce principe. Pour 2022 et 2023, le seuil d’exonération est porté à 75% du coût de l’abonnement, même si les conditions précédentes ne sont pas remplies et que l’éloignement du salarié repose sur des convenances personnelles.
La prime de transport (ou « prime carburant)
Les règles habituelles
Facultative pour l’entreprise, elle permet de prendre en charge les frais de carburant et de rechargement des véhicules électriques ou hydrogène des salariés suivants : (c.trav.art.L3261-3) :
- Résidence habituelle ou lieu de travail dans une commune non desservie par un service public de transport collectif
- Ou si l’utilisation du véhicule personnel est indispensable en raison des contraintes de l’emploi (horaires décalés, travail de nuit, etc.)
Les sommes sont exonérées de cotisations sociales, CSG, CRDS, impôt sur le revenu dans la limite de 200 € par an et par collaborateur (500 € pour les frais d’alimentation d’un véhicule électrique ou hydrogène).
Attention, certains salariés sont exclus du dispositif (art.R.3261-12) :
- Employés bénéficiant d’un véhicule mis à disposition de manière permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique
- Personnel logé sur place et qui ne supportent donc aucun frais de transport pour se rendre sur leur lieu de travail
- Salariés dont le transport est organisé gratuitement par l’employeur
La mise en place de cette prime (critères d’attribution, montant…) se fait par accord d’entreprise ou de branche ou par décision unilatérale de l’employeur (après consultation du CSE).
Les assouplissements temporaires pour 2022 et 2023
Les conditions énoncées ci-dessus sont supprimées à titre temporaire pour 2022 et 2023.
Si elle le souhaite, l’entreprise peut donc prendre en charge les frais de carburant de l’ensemble de ses employés, quelle que soit leur situation (à l’exception toutefois des salariés exclus mentionnés précédemment).
La prime devient également cumulable avec le remboursement de l’abonnement aux transports en commun, toujours de manière temporaire pour 2022 et 2023 (art.2.II, LFR pour 2022). Dans ce cas, le montant total ne doit pas excéder 500€ par an ou, s’il est supérieur, le montant de la prise en charge obligatoire de l’employeur aux transports en commun.
Les plafonds d’exonérations sont également relevés :
- En France métropolitaine, ils passent à 400€ / an et par salarié pour les frais de carburant et à 700 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques ou hydrogène (art.2.I. LFR pour 2022)
- Pour La Réunion, Mayotte, la Guyane, la Guadeloupe et la Martinique, ils passent respectivement à 600 € et 900 €.
Le forfait « mobilités durables »
Principe du forfait
Il s’agit d’une allocation forfaitaire versée aux travailleurs utilisant un mode de déplacement « durable » pour se rendre au travail : vélo (électrique ou non), covoiturage, services de mobilité partagée (véhicules non thermiques), transports publics (hors abonnement), trottinettes électriques et tout engin de déplacement personnel motorisé (monoroue, hoverboard…)
Facultatif, ce forfait est mis en place par accord d’entreprise ou de branche ou, à défaut, par décision unilatérale de l’employeur après consultation du CSE.
Les sommes versées sont exonérées de cotisations sociales, CSG, CRDS et impôts sur le revenu dans la limite de 500 € par an et par employé.
Le forfait mobilité durable est cumulable avec :
- La prime transport, dans la limite globale de 500 € par an et par salarié (dont un maximum de 200 € pour les frais de carburant)
- Le remboursement de l’abonnement transports en commun, dans la limite de 800 € par an (ou du montant pris en charge de manière obligatoire par l’employeur s’il est supérieur)
Hausse des plafonds pour 2022 et 2023
Le plafond d’exonération est relevé pour 2022 et 2023. Il passe à 700 € par an et par salarié et à 900 € pour La Réunion, Mayotte, la Martinique, la Guadeloupe et la Guyane (art.2.I, LFR pour 2022).
La limite de cumul avec la prime transport est également augmentée dans les mêmes conditions (plafond porté à 700€ ou 900€ pour les départements d’outre-mer précités).
Des questions sur la mise en place ou la gestion des frais de transport de vos salariés ? Les équipes RunPaye sont à votre écoute pour vous aider et vous conseiller.
