Article mis à jour le 01 Déc 2022 par Runpaye
La participation des salariés aux bénéfices est un dispositif obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés. Toutefois elle peut également être mise en place de manière volontaire en dessous de cet effectif. Beaucoup d’employeurs souhaitent en effet bénéficier des avantages d’un tel dispositif : motivation et fidélisation des collaborateurs, augmentation de leur pouvoir d’achat et exonération de charges pour l’employeur. Mais comment faire ? Étapes, calcul, avantages…Le point sur les modalités de la participation pour les entreprises de moins de 50 salariés.
Les étapes pour mettre en place la participation dans une entreprise de moins de 50 salariés
Mise en place par accord ou DUE
La conclusion préalable d’un accord de participation est indispensable, même si votre entreprise n’a pas de délégués syndicaux. Dans cette hypothèse, il est en effet possible de procéder différemment :
- Négociation d’un accord avec les représentants du personnel (membres du CSE).
- Proposition d’un accord par l’employeur qui doit être adopté par référendum à la majorité des 2/3 des salariés.
La participation peut également être prévue par la convention collective ou un accord de branche.
Si les négociations n’aboutissent pas, l’entreprise à également la possibilité de mettre en place la participation par décision unilatérale (DUE).
Contenu de l’accord de participation
L’accord de participation ou la DUE mentionne obligatoirement les informations suivantes :
- Date de prise d’effet de l’accord de participation et sa durée
- Formule de calcul de la réserve spéciale de participation ou, si l’accord n’utilise pas cette formule, une clause d’équivalence avec la formule légale
- Durée pendant laquelle les sommes sont bloquées et cas de déblocage anticipé
- Conditions et délais dans lesquels les employés peuvent demander le versement immédiat de tout ou partie de leur participation
- Conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent choisir l’affectation des sommes dues
- Modalités et plafonds de répartition de la participation entre les salariés
- Nature et modalités de gestion des droits des bénéficiaires
- Date de conclusion de l’accord
Un modèle-type d’accord est disponible sur le site service-public.
Dépôt obligatoire
L’accord de participation ou la DUE est ensuite déposé en ligne par l’entreprise, sur le site dédié au dépôt des accords. Ce dépôt permet aux autorités publiques de procéder à son contrôle.
Contrôle de l’administration
Il s’effectue en deux étapes.
Contrôle de forme par la DREETS (DEETS pour La Réunion)
L’objectif est de vérifier le respect des règles de négociation. La DEETS dispose d’un délai d’un mois pour rendre sa décision ou demander des pièces complémentaires. Si tout est en ordre, elle délivre un récépissé à l’employeur et transmet l’accord à l’Urssaf (ou à l’organisme de recouvrement des cotisations sociales dont dépend l’entreprise).
Contrôle de fond par l’Urssaf
L’Urssaf a un délai de 3 mois pour vérifier la conformité de l’accord aux règles légales et pour demander éventuellement à l’entreprise la modification de certaines clauses. La participation ne pourra pas être mise en place tant qu’elle n’aura pas procédé à ces rectifications. À défaut de retour de l’Urssaf dans ce délai de 3 mois, l’employeur peut appliquer l’accord de participation.
Information obligatoire des salariés
L’entreprise doit informer les employés de l’existence de l’accord de participation par un affichage ou par tout autre moyen prévu dans l’accord. Elle rédige également un rapport annuel, dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice, qu’elle soumet au CSE ou directement aux salariés (en cas d’absence de CSE).
Cette information collective est complétée par une information individuelle :
- Remise aux collaborateurs d’un document présentant les dispositifs d’épargne salariale
- À chaque versement, remise d’une annexe au bulletin de salaire mentionnant le montant de la somme versée au salarié ainsi que les règles de calcul et de répartition
Comment calculer la participation ?
Montant de la participation
Après chaque clôture d’exercice, l’entreprise calcule la participation à distribuer aux salariés (la réserve spéciale de participation) en fonction des bénéfices réalisés.
La formule de calcul est prévue par la loi : [½(B – 5 % C)] x [S/V].
Sachant que :
- B = Bénéfice net
- C = Capitaux propres
- S = Salaires
- V = Valeur ajoutée de l’entreprise
L’entreprise peut choisir d’appliquer une autre formule dans la mesure où elle est au moins aussi favorable pour les travailleurs.
Dans tous les cas, le montant de la prime de participation ne doit pas excéder 75% du plafond annuel de la sécurité sociale (soit 30 852 € pour 2022).
Répartition entre les salariés
La réserve spéciale de participation est répartie entre les salariés selon l’un de ces critères, au choix de l’employeur :
- Répartition égale entre tous les employés
- Répartition proportionnelle aux salaires
- Répartition proportionnelle au temps de présence
- Combinaison conjointe de ces trois critères
Disponibilités des sommes pour les salariés
Le versement des sommes aux collaborateurs doit intervenir au plus tard le dernier jour du 5ème mois suivant la clôture de l’exercice. Exemple pour un exercice comptable du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2021 : avant le 1er juin 2022.
Deux possibilités de versement sont possibles, selon le choix de chaque collaborateur :
- Versement immédiat. Le salarié doit en faire la demande dans les 15 jours à partir du moment où il est informé du montant qui lui est dû. Dans ce cas, les sommes sont imposables et soumises à la CSG et CRDS.
- Blocage de la participation. Les sommes sont bloquées pendant 5 ans sur un PEE (plan d’épargne entreprise), un PEI (plan d’épargne inter entreprise) ou un PERCO (plan d’épargne retraite collectif, mais sommes bloquées jusqu’à la retraite). Elles sont alors exonérées d’impôt sur le revenu.
Un déblocage anticipé est toutefois possible dans certaines conditions : mariage, naissance d’un 3ème enfant, divorce, violence conjugale, invalidité, décès, rupture du contrat de travail, surendettement.
Bon à savoir. La loi sur le pouvoir d’achat du 16 août 2022 permet le déblocage anticipé des sommes placées sur un PEE avant le 1er janvier 2022. Ce retrait est limité à 10 000 € et doit servir à financer l’achat d’un ou plusieurs biens ou la fourniture d’une ou plusieurs prestations de services. Ce déblocage anticipé est possible jusqu’au 31 décembre 2022.
Cette loi pérennise également la prime de partage de la valeur.
Avantages sociaux et fiscaux pour les entreprises
Exonération de charges sociales
Les sommes versées dans le cadre de la participation sont exonérées de cotisations sociales ainsi que du forfait social (ce qui n’est pas le cas des entreprises de plus de 50 salariés).
Régime fiscal
Les sommes versées au titre de la participation sont déductibles du bénéfice imposable. Elles sont également exonérées des taxes d’apprentissage et de la participation à la formation continue et à la construction.
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