Article mis à jour le 23 Nov 2022 par Runpaye
L’attribution de cartes cadeaux aux salariés est une pratique courante pour un grand nombre de CSE et d’entreprises. Et en cette période d’inflation, cet avantage est d’autant plus apprécié par les salariés. Du côté des entreprises, c’est un moyen simple de fidéliser et récompenser les collaborateurs tout en bénéficiant, dans certaines conditions, d’exonération de cotisations sociales.
Règles d’attribution, conditions d’exonérations…À l’approche des fêtes de Noël, c’est l’occasion de faire le point sur la réglementation applicable.
Conditions d’attribution des cadeaux aux salariés
CSE ou employeur ?
Les cadeaux et bons d’achat aux salariés sont gérés par le CSE au titre de ses activités sociales et culturelles.
En principe, l’employeur ne peut pas se substituer au CSE et attribuer des chèques cadeaux directement aux salariés. Il risquerait un redressement URSSAF.
Toutefois, en l’absence de CSE (carence ou entreprise de moins de 11 salariés) ou si ce dernier a des compétences réduites (entreprise de moins de 50 salariés), l’employeur peut prendre en charge et gérer ces avantages.
Bon à savoir. Attention à ne pas prévoir l’attribution systématique de chèques cadeaux dans un accord d’entreprise ou un contrat. Ils seraient alors considérés par l’URSSAF comme un élément du salaire et donc soumis à cotisations sociales.
Pour quels salariés ?
L’attribution des chèques cadeaux doit se faire de manière collective et non discriminatoire.
À partir du moment où ils sont mis en place dans l’entreprise, tous les collaborateurs en bénéficient sans considération d’âge, de contrat de travail, d’ancienneté, d’absence… Il est toutefois possible de prévoir une attribution selon la catégorie des salariés (par exemple uniquement pour les ouvriers/employés).
De même, il ne doit pas s’agir d’un moyen de récompenser ou de sanctionner certains employés.
Enfin, le montant des bons d’achats doit être identique pour tous les salariés concernés par le même évènement.
Régime social des cadeaux aux salariés
Principe : avantage en nature soumis à cotisations
L’URSSAF considère que ces cadeaux sont attribués à l’occasion ou en contrepartie du travail. Ils sont donc en théorie soumis aux cotisations sociales, CSG et CRDS au même titre que d’autres avantages en nature. Mais l’administration admet toutefois une exonération de cotisations sociales dans des cas précis.
Tolérance de l’administration : conditions d’exonération des cotisations sociales
Dans certains cas, les entreprises sont totalement exonérées de cotisations sociales, CSG et CRDS sur la valeur des cadeaux et bon d’achat versés (circulaire ACOSS n°24 du 21/03/2011). De leur côté, les employés bénéficient d’une exonération d’impôt sur le revenu. En voici les conditions.
1ere étape – Limite de 5% du PMSS sur l’année
Le montant global des chèques cadeaux attribués dans l’année civile par salarié ne doit pas dépasser 5% du PMSS (plafond mensuel de la sécurité sociale), à savoir 171 € pour 2022.
Si cette limite annuelle est respectée, les cartes cadeaux sont exonérées de charges.
2eme étape – En cas de dépassement de cette limite
Si la limite précédente est dépassée, l’employeur doit vérifier si chacun des évènements ayant motivé l’attribution de chèques cadeaux respecte les trois conditions cumulatives suivantes.
- Lien avec un des évènements suivants
- Naissance ou adoption
- Mariage, pacs
- Départ à la retraite
- Fête des mères, fête des pères
- Sainte Catherine et Saint Nicolas
- Noël (pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile)
- Rentrée scolaire (pour les collaborateurs avec des enfants de moins de 26 ans)
Bon à savoir. Le bénéficiaire doit être directement concerné par cet évènement. Par exemple, un employé sans enfant ne pourra pas recevoir de chèques cadeaux pour la fête des pères.
- Utilisation adaptée à l’évènement
Les cartes cadeaux doivent mentionner explicitement :
- Soit la nature du bien
- Soit le nom des magasins concernés
- Soit des rayons spécifiques (pour les grands magasins)
Ainsi, des bons d’achat remis à l’occasion de la rentrée scolaire permettent d’acheter des vêtements, des fournitures scolaires, des livres ou encore du matériel informatique.
Dans tous les cas, ils ne peuvent jamais servir à acheter du carburant ou des produits alimentaires (sauf produits de luxe pour les fêtes de fin d’année par exemple).
Ils doivent également être délivrés au moment de l’événement : des chèques cadeaux de rentrée scolaire délivrés en décembre seront assujettis aux cotisations sociales.
- Montant limité
Le plafond de 5% du PMSS par année civile s’applique à chaque événement et à chaque salarié. Par exemple : si deux conjoints avec enfants sont salariés de la même entreprise, chacun peut recevoir un bon cadeau d’un maximum de 5% pour la rentrée scolaire.
Si l’une de ces trois conditions n’est pas remplie, les chèques cadeaux concernés seront entièrement soumis à cotisation de sécurité sociale.
Exonération spécifique des chèques cultures et autres prestations culturelles
Les chèques-culture et les financements de prestations culturelles par le CSE (ou l’employeur) sont systématiquement exonérés de charges sociales, quel que soit leur montant. Ils doivent toutefois respecter certaines conditions (Circ. Acoss 59 du 26-2-2002 et 124 du 14-12-2006).
Exonération du chèque-culture
L’utilisation du chèque-culture doit être limitée strictement aux seuls biens et prestations culturelles.
- Soit il est valable uniquement dans des commerces spécifiques (librairies par exemple)
- Soit il mentionne explicitement les biens concernés (livres, disques…)
À défaut, l’employeur ne peut pas bénéficier de cette exonération de charges spécifique. Il devra alors appliquer les règles décrites précédemment (montant maximum, évènement spécifique, etc.)
Exonération des financements de biens et prestations culturelles
Dans le cadre de ses activités sociales et culturelles, le CSE finance souvent des places de concert, spectacles… Ce financement est exonéré de charges sociales dans la mesure où il porte sur l’une des prestations suivantes :
- Places de cinéma
- Places de spectacles et concerts
- Billets de musées ou monuments historiques
- Livres et bandes dessinées
- Supports vidéos et musicaux (CD, DVD…)
- Produits culturels par internet (téléchargement et abonnement de musique en ligne)
Risques et sanctions en cas de non-respect des règles d’exonération
La bonne application de ces règles d’exonérations sont vérifiées lors des contrôles URSSAF effectués au sein de l’entreprise.
Le cas échéant, l’inspecteur URSSAF procédera à un redressement pour réintégrer les montants des bons d’achats à l’assiette des cotisations sociales.
Le CSE n’est jamais contrôlé directement même si c’est lui, la plupart du temps, qui gère et finance ces chèques cadeaux. Toutefois, en cas de redressement, l’entreprise pourra se retourner contre lui afin qu’il en supporte la charge financière.
