Article mis à jour le 01 Août 2022 par Runpaye
Avez-vous déjà eu recours à l’externalisation des paies de vos salariés ? Il s’agit de sous-traiter la gestion de votre paie et l’administration de votre personnel à un cabinet expert, extérieur à l’entreprise.
Que vous ayez quelques salariés ou plusieurs dizaines, l’externalisation paie présente de multiples avantages pour votre entreprise : gain de temps, économies et expertise métier assurée.
De quoi s’agit-il exactement ? Quels sont précisément les avantages d’une externalisation paie ? On vous explique tout.
En quoi consiste l’externalisation paie ?
Une possibilité ouverte à toutes les entreprises
Tous les employeurs peuvent bénéficier des avantages d’une externalisation paie, quelle que soit leur taille : TPE, PME, entreprises intermédiaires, grands groupes…
Les offres des cabinets spécialisés s’adaptent en effet aux entreprises et l’externalisation paie peut se faire selon différents niveaux.
Plusieurs niveaux selon les besoins
L’intervention du cabinet prend plusieurs formes en fonction des besoins de l’entreprise, de sa taille ou de ses problématiques. L’externalisation peut donc se faire selon différents degrés :
- Externalisation complète. Le cabinet se charge de l’ensemble du processus et en assure la conformité, notamment :
o Récupération des éléments variables mensuels
o Saisie des éléments et contrôle des paies
o Veille légale et conventionnelle
o Déclarations annuelles
o Transmission sécurisée des bulletins de salaire
Cette solution permet à l’employeur de se passer d’un service ou d’un salarié dédié à cette tâche (à l’exception parfois d’une personne chargée de transmettre les informations).
Selon le cas, l’entreprise peut avoir accès à l’outil paie utilisé afin de disposer librement des indicateurs RH et autres chiffres essentiels.
- Externalisation du matériel. Le cabinet met à disposition un logiciel dédié dont il assure la maintenance et les mises à jour. Ces dernières étant fréquentes en paie, la législation étant en perpétuel mouvement, cette solution est un vrai gain de temps pour l’entreprise qui dispose d’une équipe RH et/ou paie mais ne souhaite pas gérer directement l’outil informatique.
Entre ces deux solutions, de multiples possibilités existent selon le souhait de l’employeur : il peut par exemple saisir lui-même les éléments variables et confier le reste de la mission (contrôle, veille, déclarations sociales…) au cabinet.
À la demande, le cabinet spécialisé peut également réaliser des missions d’administration du personnel et de suivi des contrats :
- DPAE
- Rédaction des contrats de travail et avenants
- Déclaration annuelle des travailleurs handicapés
- Gestion de la médecine du travail
- Déclaration des accidents du travail
- Attestations de salaire (maladie, maternité, etc.)
- Gestion des congés, des formations
- Solde de tout compte
- etc.
Gain de temps : Se concentrer sur son entreprise et le développement de son activité
La gestion de la paie demande beaucoup de temps et de vigilance quel que soit le nombre de salariés : veille légale, paramétrage du logiciel, saisie des éléments, contrôle, correction, déclarations sociales, impression et distribution des bulletins de salaire. Sans compter le temps passé à trouver et corriger des erreurs de paramétrages ou de calculs, les régularisations éventuelles ou les formations sur le logiciel.
Or, il ne s’agit pas de votre cœur d’activité. Non seulement gérer la paie n’engendre aucun revenu pour votre entreprise mais c’est une activité chronophage.
En externalisant votre paie vous pouvez vous concentrer sur votre domaine d’expertise et développer votre activité.
Elle permet également de vous focaliser sur des thématiques RH à forte valeur ajoutée comme l’analyse de vos indicateurs sociaux, la santé et la qualité de vie au travail, la fidélisation de vos employés ou encore votre GPEC.
Bénéficier d’une expertise métier : limiter les erreurs
En externalisant la production de vos bulletins de salaires, vous êtes assurés de bénéficier de gestionnaires paie aguerris et expérimentés, régulièrement formés.
Le droit du travail est en effet complexe et ses multiples sources n’en facilitent pas la compréhension : quelles règles appliquer (code du travail, conventions collectives, accords, contrats de travail, usages…) ? Quelles nouveautés mettre en place et à quel moment ?
Le cabinet chargé de vos salaires assure la conformité du processus et réalise une veille légale permanente. Les gestionnaires paie maîtrisent les règles spécifiques des différentes conventions collectives et les questions les plus complexes (réductions de cotisations, régularisations, taxes, etc.).
En outre, vous évitez l’une des principales problématiques de la gestion de la paie dans l’entreprise : l’absence de votre gestionnaire paie. Maladie ou démission, ces situations mettent toujours les services RH ou comptables en difficulté. Sans compter le casse-tête des congés à concilier avec les dates de paie. Le cabinet extérieur assure une continuité de service quelles que soient les circonstances.
Au final, l’externalisation paie vous permet d’éviter les erreurs, les retards et d’avoir ainsi une relation plus apaisée avec vos salariés. Elle permet également de sécuriser le processus, d’éviter des contentieux ou des redressements coûteux par l’administration.
Économies en termes de ressources matérielles et humaines
La gestion des salaires en interne génère de nombreux coûts :
- Charges de personnel (salaires et charges des salariés attachés à cette mission)
- Coûts informatiques : matériel informatique, licence du logiciel, paramétrage et mises à jour, formation à son utilisation…
- Formation des gestionnaires : actualisation sociale, nouveautés des CCN appliquées dans l’entreprise, formation du gestionnaire paie débutant, etc.
L’externalisation paie vous permet d’éviter ces différents coûts ou de les diminuer. Ainsi, dans le cas d’une externalisation complète, l’embauche d’un collaborateur dédié à la paie n’est pas forcément nécessaire.
Simplicité technique et accès aux données
Le paramétrage et la mise à jour d’un logiciel de paie est complexe et prend du temps. Votre cabinet expert en paie se charge de ces tâches pour vous.
Mais cela ne vous empêche pas d’accéder à vos données sociales. Informations clés pour votre entreprise, il est indispensable que vous puissiez utiliser vos chiffres et autres indicateurs.
L’intervention du cabinet prévoit donc souvent la possibilité d’accéder facilement à vos données via un accès au logiciel de paie utilisé : extraction de données, éditions de rapports, etc.
En cas de besoin, votre gestionnaire externalisé vous accompagne et vous aide dans vos démarches.
RunPaye est votre cabinet spécialisé dans la gestion des paies et l’administration du personnel à La Réunion.
Nous vous accompagnons pour mettre en place l’externalisation paie qui correspond à vos besoins.
