Article mis à jour le 02 Août 2022 par Runpaye
Les suspensions de contrats de travail se multiplient depuis le début de la crise sanitaire, d’abord en raison de l’explosion de l’activité partielle, puis de l’absence de vaccination des salariés soumis à l’obligation vaccinale.
En conséquence, le gouvernement a dû organiser l’impact de ces suspensions notamment sur le maintien de la protection sociale complémentaire des salariés. Ainsi, l’instruction interministérielle du 17 juin 2021 remet à plat et complète les règles en la matière. Quant à la loi du 5 août 2021 elle formalise un cas inédit : le maintien obligatoire de garanties pour des salariés sans rémunération, suspendus pour défaut de vaccination.
L’enjeu est important pour les entreprises. Le respect de ces règles conditionne en effet le caractère obligatoire et collectif des régimes et permet ainsi d’éviter tout risque Urssaf.
Alors comment gérer cette situation ? Principe et nouveautés, délais à respecter, cas des salariés non vaccinés… les informations essentielles à connaître.
Distinction entre suspension de contrat indemnisée et non indemnisée
Principe avant la crise sanitaire
Depuis 2009 (circulaire DSS du 30 janvier 2009), les règles encadrant l’impact d’une suspension de contrat sur la protection sociale complémentaire étaient stables. Elles reposaient sur la distinction entre deux types de suspension de contrat :
- Suspension indemnisée par le versement d’indemnités journalières ou un maintien de salaire total ou partiel (congé maternité, maladie…). Dans ce cas, le maintien des garanties est obligatoire.
- Suspension non indemnisée (congé sans solde, congé parental…). Le maintien des garanties est ici facultatif. Il peut être prévu lors de la mise en place du régime, la plupart du temps à la condition que le salarié finance la totalité de la cotisation (part patronale et salariale).
Nouveautés issues de l’instruction interministérielle du 17 juin 2021
Extension du maintien obligatoire des garanties de prévoyance complémentaire
L’instruction du 17 juin 2021 conserve la distinction entre suspension de contrat rémunérée et non rémunérée. Toutefois, elle élargit cette notion de rémunération en ajoutant les revenus de remplacement aux IJ et maintien de salaire.
En conséquence, le maintien obligatoire des garanties concerne désormais les salariés en activité partielle, en congé de reclassement, congé de mobilité, etc.
Délais de mise en conformité pour éviter tout risque URSSAF
L’instruction interministérielle mentionne plusieurs échéances à respecter par l’entreprise :
- 1er Janvier 2022. Vos contrats de prévoyance devront être conformes aux dispositions du texte. Si votre contrat n’est pas à jour à cette date, certains salariés pourraient ne pas percevoir d’indemnisation en cas de sinistre. Ils pourront alors engager votre responsabilité. Il est donc important de vous rapprocher de votre assureur pour faire le point.
Bon à savoir : une tolérance est admise pour cette mise en conformité jusqu’au 31 décembre 2022 (courrier DSS du 19 octobre 2021). - 1er juillet 2022. Mise en conformité de votre décision unilatérale d’employeur (si votre régime de prévoyance a été instauré par ce moyen).
- 1er janvier 2025. Cette échéance concerne les entreprises dont le régime est mis en place par un accord collectif. Ce dernier devra être renégocié au plus tard à cette date.
Pas d’inquiétude à avoir pour 2021. L’URSSAF a pour instruction de ne pas remettre en cause le caractère obligatoire de vos régimes jusqu’au 31 décembre 2021 (dans la mesure où ils respectent la réglementation issue de l’ancienne circulaire de 2009).
Le cas des salariés suspendus pour défaut de vaccination
Principe
La loi du 5 août 2021 instaure le pass sanitaire et l’obligation de vaccination pour certaines professions. À défaut, ces salariés ne pourront plus exercer leur activité professionnelle et leur contrat de travail sera suspendu.
En outre, elle précise expressément que ces salariés non vaccinés ont droit au maintien de leurs garanties de protection sociale complémentaire (art.14). Cette disposition est d’ordre public.
Pour qui ?
Ce maintien de garantie est prévu uniquement pour les salariés suspendus pour défaut de vaccination. La loi ne prévoit aucun maintien de garantie pour les éventuelles suspensions liées à l’absence de pass sanitaire.
Problématique du financement
Cette règle pose une problématique majeure, qui n’est pas abordée par la loi. En effet, comment financer ce régime alors que le salarié ne perçoit aucune rémunération ?
Recouvrement de la part salariale
La part patronale pose peu de souci. L’employeur peut continuer à verser sa cotisation tous les mois, ce qui est d’ailleurs conseillé étant donné que le maintien de garantie est d’ordre public. L’entreprise doit donc s’assurer qu’il soit bien effectif.
Pour recouvrer la part salariale, voici quelques solutions envisageables :
- Avance par l’employeur. Ce dernier peut prévoir la cotisation dans le bulletin de paie qui sera alors négatif. Les sommes dues par le salarié sont ensuite récupérées lors de la reprise du travail ou lors du solde de tout compte en cas de départ du salarié.
- Paiement direct des cotisations par le salarié. Ce moyen reste toutefois plus complexe à mettre en œuvre. Il faut en effet vérifier tous les mois que le salarié a bien payé, le relancer, etc.
- Prise en charge complète par l’employeur. Cette solution est tout à fait possible sans remettre en cause le caractère collectif du régime. L’instruction du 17 juin 2021 prévoit en effet que des modalités plus favorables de maintien des garanties peuvent être mises en place.
Assiette de calcul
Autre difficulté, la définition de l’assiette de cotisation. La plupart du temps les contributions de prévoyance complémentaires sont en effet calculées sur la rémunération mensuelle du salarié (et non sur un montant forfaitaire comme c’est souvent le cas pour les mutuelles).
À défaut de précision dans la loi, l’employeur peut par exemple asseoir le calcul sur la rémunération théorique du salarié ou sur une moyenne des 12 derniers mois.
Dans tous les cas, il est important de vous rapprocher de votre assureur pour faire le point sur la mise en conformité de votre contrat et sur ces problématiques de financement des cotisations.
RunPaye, spécialiste de la paie et de la gestion du personnel à La Réunion, vous conseille et vous accompagne également sur ces problématiques.
